İyi bir sevkiyat planı, doğru malzemenin uygun zamanda ve hazırlanmış bir alana ulaşmasını hedefler. Yükleme noktasından teslim alan kişiye kadar her adımın önceden belirlenmesi iletişimi kolaylaştırır.
Taşınacak ürünlerin türünü, ambalaj şeklini, miktarını ve yaklaşık ağırlığını belirtin. Hacimli yüklerde ölçüleri de paylaşın.
Yükleme ve teslimat adresini konum bilgisiyle iletin. Dar sokak, yükseklik sınırı veya şantiye giriş saatleri gibi koşulları önceden bildirin.
Ekipman gereksinimini ve işlemleri kimin yapacağını teyit edin. Bu hizmetlerin teklif kapsamına dahil olup olmadığını açıkça sorun.
Malzemeyi teslim alacak kişiyi belirleyin; telefonunu ve çalışma saatlerini taşıma planına ekleyin. Program değişikliklerini mümkün olduğunca erken iletin.
Sevk belgelerini ürün listesiyle karşılaştırın. Teslimat sonrası ortaya çıkan ihtiyaçları bir sonraki sevkiyat planına dahil edin.
Malzemenin belirlenen adrese ulaşması, her zaman son kullanım noktasına taşınması anlamına gelmez. Araçtan indirme, depo içine yerleştirme, bina içinde dağıtma ve üst kata aktarma farklı ihtiyaçlardır. Talep oluştururken hangisine ihtiyaç duyulduğunu açıkça belirtin. Ek ekipman veya iş gücü gerektiren işlemlerin kim tarafından sağlanacağını baştan sorun. Böylece teklifin hangi işi kapsadığı anlaşılır ve teslimat gününde beklenmeyen bir operasyon ortaya çıkması azaltılır.
Yoğun bir şantiyede farklı tedarikçilerin araçları aynı zamanda gelebilir. Alan sınırlıysa araçların beklemesi, boşaltma sırasının karışması veya ekipmanın ortak kullanımı gibi durumlar ortaya çıkabilir. Teslimatların mümkün olduğunca saha programıyla birlikte değerlendirilmesi yararlıdır. Tek bir irtibat kişisinin teslimat bilgilerini toplaması, farklı ekiplerin verdiği bilgilerin birbiriyle çelişmesini önlemeye yardımcı olur. Program değişiklikleri ilgili taraflarla yeniden paylaşılmalıdır.
Yük miktarı, ambalaj düzeni, çıkış adresi veya teslim noktası değiştiğinde yalnızca “aynı şekilde gelsin” demek yeterli olmayabilir. Önceki plan hangi bilgilerin üzerine kurulduysa değişen kalemleri açıkça yazın. Özellikle ölçü ve ağırlıktaki değişiklikler araç uygunluğunun tekrar değerlendirilmesini gerektirebilir. Yeni tarih veya ek bir adres talebi de mevcut planın parçası sayılmadan ayrıca görüşülmelidir.
Görüşmelerde son teyit edilen ürün listesi ve adres bilgisini tek yerde tutabilirsiniz. Aynı talebe ilişkin çok sayıda eski mesaj veya liste olduğunda geçerli bilginin bulunması zorlaşır. Teslimatı karşılayacak kişinin de son planı bilmesi gerekir. İletişim kişisi değişmişse yeni numara ve çalışma saatleri sevkiyat öncesinde paylaşılmalıdır.
Malzeme geldiğinde belgeleri kontrol etmenin yanında, bir sonraki sevkiyatı kolaylaştıracak notlar da alınabilir. Araç girişinde beklenmeyen bir kısıt, yetersiz boşaltma alanı veya çalışma saatleriyle ilgili sorun yaşandıysa bunları sonraki plana ekleyin. Aynı adrese yapılacak yeni taşımanın önceki koşullarla birebir aynı olduğu varsayılmamalıdır. Sahadaki düzen değiştikçe plan da güncellenmelidir. Yaparlar İnşaat ile görüşürken bu bilgileri paylaşarak talebin daha açık değerlendirilmesini sağlayabilirsiniz.